Google G Suiten Google Docs, Sheets ja Slides -sovellukset on kehitetty osaksi verkossa toimivia luovia työkaluja, joiden avulla voit hoitaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä mistä tahansa tietokoneesta (tarvittaessa muiden yhteistyökumppaneiden kanssa). Hyödynnätkö kaikkea, mitä näillä G suiten palveluilla on tarjota? Alla listatut 21 vinkkiä säästävät aikaa, parantavat työtäsi ja auttavat sinua tekemään enemmän näiden sovellusten avulla. Huomaathan, että osa vinkeistä on sovellettavissa vain laajimmassa G Suiten Enterprise -paketissa. Tutustu tarjoamiimme G Suite -ohjelmistopaketteihin ja valitse parhaiten yrityksellesi sopiva laajuus.
1) Luo uusia tiedostoja helposti muistettavilla domainosoitteilla
Aloita luomalla kirjanmerkkirivi, jotka sisältävät docs.new, sheet.new ja dia.new, tämän jälkeen voit yhdellä napsautuksella avata uusia dokumentteja, laskentataulukoita ja esityksiä Google Driveen – ajattele kaikkea sitä säästettyä aikaa, jonka säästät, kun et käytä valikoita joka kerta.
2) Ole valmis siirtymään offline-tilaan
Älä anna huonon tai katkonaisen Internet-yhteyden hidastaa sinua. Ota käyttöön Offline-editointi ja tiedostojen luominen Google Docs, Sheets ja Slides -sovelluksissa: napsauta Google Driven päänäytössä olevaa ratas-kuvaketta (oikeassa yläkulmassa), ja valitse Asetukset, ja klikkaa sitten Offline-kohdan vieressä olevaa valintaruutua.
3) Näe enemmän näytölläsi
Jos käytät Google Drivea verkossa päästäksesi Google Docs, Sheets tai Slides -sovelluksiin, kannattaa sinun avata Asetukset ja sovittaa lisää tiedostoja ruudulle yhdellä kertaa Tiheys (Density) -pudotusvalikon kautta. Saat valita tilavan, väljän ja tiheän välillä.
4) Seuraa sanamäärääsi reaaliajassa
Google Docsiin on äskettäin lisätty vaihtoehto nähdä sanamäärän reaaliaikaisesti nousevan (ja laskevan), mikä saattaa auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi tai deadlinen nopeammin. Klikkaa kohdasta Työkalut ja Sanamäärä ja valitse sitten Näytä sanamäärä kirjoittamisen aikana (myös muita tilastoja voidaan näyttää).
5) Kirjoita puhuen – saatat yllättyä
Oletko koskaan kokeillut, että pystytkö puhumaan nopeammin kuin pystyt kirjoittamaan? Pääset kokeilemaan tätä napsauttamalla verkossa Google Docsissa Työkalut ja Puhekirjoitus. Pääset sanelemaan tekstiä sen sijaan, että kirjoittaisit sitä (saatat yllättyä siitä, kuinka hyvä kirjoituksen lopputulos on).
6) Linkitä omat asiakirjasi
Tiesitkö, että voit linkittää asiakirjoja? Kun painat Ctrl + K (tai Cmd + K Macissa), liitä vain tiedoston URL-osoite tai etsi sitä linkkilaatikosta; Voit korvata ”muokkaa” ”esikatselulla” minkä tahansa Docs-URL-osoitteen lopussa linkittääksesi asiakirjan siistimpään versioon.
7) Mene ajassa taaksepäin
Google Docs, Sheet ja Slides -sovelluksiin sisältyy muutakin kuin yksinkertainen kumoamisvaihtoehto – ne tarjoavat kerroksittaisen historiaversion, joten voit palata takaisin siihen viimeisimpään versioon, josta pidit todella. Napsauta vain Tiedosto ja tämän jälkeen versiohistoria.
8) Kirjoita, mitä tarkoitit
Google Docsissa on automaattinen korvaustyökalu, joka toimii pitkälti samalla periaatteella kuin puhelimen automaattinen korjaus. Työkalun avulla voit ennaltaehkäistä yleisimmät virheet tai jopa käyttää pikakuvakkeita tietyille sanoille ja lauseille. Valitse Työkalut ja sitten Valinnat, jos haluat muuttaa korvaustyökalun asetuksia.
9) Vaihda fonttia
Google Docs toimii verkossa, joten voit vaihtaa fontin tyyliä helposti. Fonttia vaihtamalla voit uudistaa asiakirjan ulkoasua ja jopa parantaa sen tuottavuutta. Napsauta työkalurivin pudotusvalikkoa, valitse sitten Lisää kirjasimia ja voit selata laajaa kirjasinvalikoimaa.
10) Muuta fontin kulmaa
Google Sheets on tekstin asettelun suhteen yllättävän monipuolinen. Aseta teksti tiettyyn kulmaan käyttämällä verkkosivun työkalurivin oikealla puolella olevaa Tekstin kääntö -painiketta. Voit valita kulman valmiista esiasetuksesta tai kirjoittaa tekstin kulman manuaalisesti.
11) Tilaa ilmoitukset mahdollisista muutoksista
Sinulla on mahdollisuus saada sähköpostiisi ilmoitus heti kun jaettuun Google Sheets -taulukkoon on tehty muutoksia. Napsauta Työkalut ja sitten Ilmoitussäännöt määrittääksesi tämän toiminnan. Voit valita hälytysten saamisen heti tai tilata päivittäisen sähköpostiyhteenvedon kaikista muutoksista.
12) Tunne oikotiet
Pikanäppäimet ovat yksi parhaita tuottavuutta lisääviä työkaluja Google Docs, Sheets ja Slides -sovelluksissa. Jos haluat nähdä käytettävissäsi olevat pikanäppäimet, valitse Ohje ja klikkaa sitten Pikanäppäimet tai käytä hakua etsiäksesi sovelluksen sisältämät pikanäppäimet.
13) Anna makrojen tehdä työtä puolestasi
Vähennä sormiesi rasitusta määrittämällä makroja Google Sheetsin yleisiin tehtäviin. Kun avaat Työkalut-valikon, voit napsauttaa Makro ja Tallenna makro rekisteröidäksesi näppäilyjä ja täyttöjä soluihin. Voit toistaa tallennetut makrot milloin tahansa valitsemalla Nauhoitetun pikavalikosta.
14) Lukitse tietyt soluryhmät – pidä tieto taulukossa
Mikäli useita ihmisiä työskentelee yhden laskentataulukon parissa Google Sheetissä, voi olla vaikeaa seurata mitä tapahtuu ja varmistaa, että tietyt tiedot pysyvät ennallaan. Valitsemalla soluryhmän, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Suojaa solut, voit asettaa rajoituksia kenelle tahansa, jolla on pääsy taulukon muokkaamiseen ja näin ollen tietyt tiedot pysyvät taulukossa.
15) Google Sheets -syötteiden luominen datan pohjalta
Google Sheets toimii hienosti kolmansien osapuolien laajennusten ja palveluiden kanssa yhteistyössä. On myös mahdollista luoda automaattisia syötteitä kaikenlaiselle hyödylliselle tiedolle ja datalle, kuten vaikka aktiivisuusrannekkeen tiedot.
16) Kopiointi on helppoa
Google Slides -palvelussa voi tulla vastaan tilanteita, joissa haluat luoda kopion objektista tai tekstiruudusta, ja verkkosovellus sisältääkin hyödyllisen pikakuvakkeen tähän: Pidä Ctrl (Windows) tai Option (Mac) alhaalla, sitten klikkaa ja vedä objekti viereen saadaksesi kopion siitä.
17) Muokkaa videoita Google Slides -sovelluksessa
Haluatko näyttää vain osan YouTube-videosta osana Google Slides -esitystäsi? Tähän on helppo ratkaisu: hiiren kakkospainiketta klikkaamalla videon päällä, valitse esiin tulevasta valikosta Muotoasetukset, ja muokkaa käyttöösi sopivat asetukset kohdasta Videon toisto -asetukset.
18) Käytä apuviivoja Slides -asetteluun
Varmista, että diasi ovat siististi järjestetty ja muotoiltu. Tähän hyvä työkalu ovat Google Slides apuviivat, jotka saat käyttöösi Näytä –menusta: valitse Apuviivat ja sen jälkeen valitse Näytä apuviivat, niin saat apuviivat käyttöön. Klikkaamalla samasta valikosta Muokkaa oppaita pääset muokkaamaan apuviivojen asetuksia.
19) Käytä lisäosia säästämään aikaa
Jos tarkoituksenasi on luoda dioja, jotka ovat erilaisia tai niissä on jotain lisämateriaalia, voi lisäosista olla sinulle apua. Valitse Lisäosat ja sitten Hanki lisäosat nähdäksesi ehdotukset. Ne kattavat prosessikaavioita, nuotteja, live-kyselyitä, matemaattisia yhtälöitä ja paljon muita, joita voit käyttää apunasi.
20) Älä aloita alusta uudestaan
Saatat usein joutua rakentamaan uuden diaesityksen, joka vastaa pitkälti aiemmin luomaasi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella vasemmalla olevaa diaesitystä ja valitse Kopioi dia.
21) Hyödynnä Chromecastiasi parhaalla mahdollisella tavalla
Kun esität Google Slides -esitystäsi, on sinulla mahdollisuus hyödyntää Chromecastin omaa teknologiaa. Se on yksinkertainen ja luotettava, ja voit muodostaa yhteyden napsauttamalla Aloita esitys -kohdan vieressä olevaa nuolta ja sitten Esitä toisella näytöllä.
Toivottavasti näistä vinkeistä on apua G Suiten tarjoamien toimintojen hyödyntämisessä. Louhen G Suite -asiakkaana saat myös suomenkielisen tukipalvelun. Tämä artikkeli on kirjoitettu käännöstyönä englanninkielisestä julkaisusta ja muokattu Louhen käyttäjille sovitettuun muotoon, huomioiden suomenkieliset valikot G Suiten palveluissa.