Hakemisto

File Stream ja Team Drive pähkinänkuoressa

Vuonna 2017 Google toi Drive palveluunsa kaksi merkittävää uutta toiminnallisuutta. Toinen näistä oli Drive työpöytäsovelluksen korvaaja File Stream ja toinen tiimityöskentelyyn suunnattu Team Drive. File Stream on täysin uusi tapa hallinnoida tiedostoja ja Team Drive on suunniteltu suoraviivaistamaan tiedostojen jakoa organisaation sisällä.

File Stream

Kaikille G Suite käyttäjille

Osta G Suite Basic verkkokaupasta

File Stream -sovellus julkaistiin samoihin aikoihin kuin Google ilmoitti lopettavansa vanhan Google Drive työpöytäsovelluksen. File Stream tuo loistavan vaihtoehdon käyttäjille, jotka edelleen haluavat käyttää Drivea omalta työpöydältään. Sovelluksen käyttö tapahtuu edelleen tuttuun tapaan, mutta Google on tuonut mukaan muutaman lisäominaisuuden.

Säästä levytilaa, lue tiedostot suoraan pilvestä

Isoin muutos File Streamin myötä oli mahdollisuus lukea tiedostoja suoraan pilvestä, tallentamatta niitä omalle työasemalle. Käytännössä käyttäjä pääsee näkemään koko Drive palvelun sisällön lataamatta tiedostoja omalle työasemalle. Tämän ansiosta käyttäjän työasemalta säästyy merkittävissä määrin levytilaa. Vanhalla Drive sovelluksella synkronoitavat kansiot oli mahdollista valita, mutta kun halusit päästä nopeasti käsiksi muuhun kuin tietokoneelle synkronoituun kansioon, täytyi sinun joko A) synkronoida uusi kansio tietokoneelle tai B) hakea tiedosto selaimen kautta. File Streamin avulla näet koko Driven sisällön ilman, että tiedostot ovat ladattuna työasemallesi.

Huolimatta siitä, että tiedostot eivät oletuksena lataudu työasemalle, pystyt edelleen määrittämään haluamasi tiedostot ladattavaksi offline -tilaan. Tällä tavalla pääset edelleen käsiksi tärkeimpiin tiedostoihin ilman internet-yhteyttä.

Näin otat File Streamin käyttöön:

Varmista, että sinulla on G Suite -palvelu käytössä. Jos käytät vielä tavallista Google -tiliä (gmail.com), voit tilata palvelun osoitteesta louhi.fi/gsuite
Lataa File Stream osoitteesta: https://support.google.com/drive/answer/7329379?hl=en
Asenna File Stream ja käynnistä sovellus
Kirjaudu palveluun sisälle Google tunnuksilla ja aloita palvelun käyttö

Team Drive

G Suite Business ja Enterprise käyttäjille

Osta G Suite Business verkkokaupasta

Perinteisessä Drive -palvelussa, tiedoston jako tapahtuu antamalla käyttö -tai lukuoikeus haluttuun tiedostoon. Olennaisinta tässä prosessissa on tietää, että tiedoston omistusoikeus säilyy koko ajan sen jakaneella henkilöllä. Tämä tuottaa ongelmia esimerkiksi yrityksen tietoturvassa sekä tilanteissa, joissa käyttäjä poistuu organisaatiosta ja hänellä on useita tiedostoja omistuksessa. Ilman poistuneen henkilön käyttäjätunnusta, organisaation on mahdotonta ottaa tiedostoja itselleen. Nämä ovat vain esimerkkejä ongelmista mitä perinteinen tiedostojen jako tuo mukanaan. Team Drive toiminnallisuuden avulla Google toi yrityksille tietoturvallisen sekä käytännöllisen ratkaisun tiedostojen sisäiseen jakoon.

Kiteytettynä Team Drive on jaettu kansio, jossa:

jokainen Team Driven saa automaattisesti käyttöoikeuden jokaiseen lisättyyn kansioon sekä tiedostoon
käyttäjän poistuttua kaikki käyttäjän lisäämät tiedostot säilyvät Team Drivessa
yksittäisten tiedostojen jako onnistuu edelleen linkin tai kutsun kautta

Tiedostojen lisäys Team Driveen onnistuu kansion luonnin jälkeen kuten perinteiseen Drive palveluun. Erona on kuitenkin se, että tiedoston omistusoikeus siirtyy automaattisesti G Suite organisaation haltuun.

Käytännössä Team Drive suoraviivaistaa tiedostojen jakoa ja poistaa yhden työvaiheen kokonaan käyttäjien tiedostojen jaosta.

Miksi Team Drive sopii etenkin yrityksille?

Team Drivea voisi verrata perinteiseen yrityksen verkkolevyyn laajennetulla tietoturvatoiminnallisuuksilla. Yhdistämällä File Stream ja Team Drive -sovellukset keskenään pääset tiedostoihin käsiksi myös suoraan tietokoneesi tiedostonhallinnasta. Tietoturvan näkökulmasta Team Drive sallii pelkällä muutaman napin painalluksella käyttäjäkohtaisen hallinnan. Voit siis sallia osalle käyttäjistä oikeudet vain tiedostojen muokkaamiseen tai lisäämiseen ja osalla voi olla täydet oikeudet tiedostoihin.

Koska levytila on Business -tason lisensseillä rajaton (yli 5 käyttäjää), ei datan määrästä tai tiedostojen koosta tarvitse huolehtia. Tiedostot mahtuvat varmasti organisaatiosi tallennustilaan.

Team Driven käyttöönotto ei vaadi muuta kuin Business tai Enterprise tason tunnuksen ja siten tarjoaa käyttäjille helpon ratkaisun tiimin tiedostojen hallintaan. Kansioiden luonnin lisäksi Team Drive ei vaadi muita määrityksiä. Suosittelemme myös File Stream -sovelluksen asentamista omalle koneelle, jolloin pääset käsiksi tiedostoihin kätevästi suoraan tietokoneesi tiedostonhallinnasta. Tämä kaikki onnistuu ilman tiedostojen fyysistä lataamista koneelle, jolloin levytilaa ei kulu turhaan tiedon säilyttämiseen. Kaikki tapahtuu pilvessä.

Vinkkejä ja käyttöesimerkkejä Team Drive -palvelusta

Näin pääset alkuun Team Driven kanssa (vain G Suite Business)

Luo Team Drive kansio

Avaa Google Drive palvelu
Vasemmalta klikkaa “Team Drive” -painiketta
Paina “New” -painiketta
Kirjoita haluttu kansion nimi ja paina “Create”

Huomioi, että jos organisatiosi järjestelmänvalvoja ei ole hyväksynyt Team Drive -ominaisuutta, et pysty välttämättä ominaisuutta käyttämään. Ole siinä tapauksessa yhteydessä yrityksesi järjestelmänvalvojaan.

Team Drive käyttöoikeustasot

Täydet oikeudet (Käyttäjä voi lisätä uusia käyttäjiä sekä ladata/muokata/poistaa kaikkia tiedostoja)
Muokkausoikeudet (Käyttäjä voi lisätä uusia tiedostoja sekä muokata kaikkia Team Driven tiedostoja)
Kommentointioikeus (Käyttäjä voi kommentoida tiedostoja)
Tarkasteluoikeus (Käyttäjä voi vain tarkastella tiedostoja)

Lisää jäsenet ja määritä käyttöoikeudet

Vasemmalta valitse Team Drive
Kansion nimen alta valitse “Add Members”
Lisää nimet, sähköpostiosoitteet tai ryhmä
Kirjoita haluttu kansion nimi ja paina “Create”
(valinnainen) Oikeuksien vaihtamiseksi, klikkaa nuolta ja valitse uusi käyttäjän käyttöoikeus (kohdasta “Full”)
(valinnainen) Syötä viesti
(valinnainen) Jos et halua lähettää ilmoitusta käyttäjälle, valitse “Skip sending notification”
Klikkaa “Send” tai “Add”

Lisää organisaation ulkopuolisia Gmail -käyttäjiä tiimiin

Tämän tekstin kirjoitushetkellä Team Drive sallii myös ulkopuolisten Google käyttäjien lisäämisen Team Drive -kansioon. Tämä tarkoittaa kaikkia organisaatiosi ulkopuolisia G Suite -käyttäjiä sekä tavallisia Gmail -tilien käyttäjiä. Käytännössä pystyt luomaan asiakas -tai yhteistyökumppanikohtaisia Team Drive -kansioita, jolloin kaikki jäsenet pääsevät tiedostoihin käsiksi. Datan omistus siirtyy tiedostoa lisätessä Team Drive -kansion omistavan organisaation hallintaan automaattisesti.

Kohtele Team Drive -kansioita kuin yrityksen verkkolevyä

Luo omat kansiot esimerkiksi myynnille, johdolle ja kuiteille. Kuittien Team Drive -kansioon pystyt antamaan pääsyn esimerkiksi kirjanpitäjälle (jopa ilmaiselle Gmail tilille), jolloin hän pääsee hakemaan kuitit helposti. Loistavien integraatio -ja automaatiomahdollisuuksien vuoksi pystyt pienellä vaivalla keräämään kuitit automaattisesti haluttuun kansioon, jolloin sinun ei tarvitse käyttää omaa aikaa kuittien etsimiseen. Myyjät saavat oman kansion ja johto omansa, jonne jokainen ryhmä voi kerätä tarvittavan datan. Ei enää tappelua tiedostojen käyttöoikeuksien suhteen.

Kun yhdistät File Stream -sovelluksen ja Team Driven keskenään, on yhtälönä aito pilvessä sijaitseva verkkolevy.

Kiinnostuitko? Pystyt tekemään tilauksen G Suite palvelusta verkkokauppamme kauppa.louhi.fi kautta. Jos haluat päivittää nykyistä tilausta tai haluat tietää miten sinä otat kaiken irti nykyisestä tilauksesta, ota yhteyttä myyntiimme myynti@louhi.fi