Office 365 vs. G Suite – modernit pilvipalvelut vertailussa

Yrityksille sähköposti on yleensä elintärkeä ja moni tappelee palvelun valinnan kanssa. Ensimmäisenä nousee esille perinteinen IMAP/POP postilaatikko, mutta markkinoilta löytyy muitakin ratkaisuja sähköposteille kuten Googlen G Suite tai Microsoftin Office 365.

Kun vertaa modernia pilvipalvelua ja IMAP laatikkoa pelkkänä sähköpostina, isoimmat erot tulevat esille mm. roskaposti -ja virussuodatuksessa, palvelun määrityksessä, tietoturvassa sekä käyttövarmuudessa. Office 365 ja Google G Suite ovat yksi helpoimmista tavoista säästää työkustannuksissa, lisätä käyttövarmuutta ja varmistaa yrityksesi viestinnän tietoturva. Pilvipalveluiden avulla saat käyttöösi tehokkaan digitaalisen työympäristön ja kattavan viestintäratkaisun, mitä tavallinen IMAP posti ei tarjoa. G Suite ja Office 365 ovat paljon muutakin kuin pelkkä sähköpostipalvelu.

G SUITE  – MIKSI VALITA?

Moni voi hämmentyä kuullessaan sanan G Suite, mutta kaikessa yksinkertaisuudessaan voit ajatella Googlen palveluiden jakautuvan kahteen eri kategoriaan: ilmainen Google tili ja G Suite tili. G Suite palvelu on ominaisuuksiltaan rikkaampi, mainoksista vapaa ja mahdollistaa oman verkkotunnuksen käytön.

G Suite on suunnattu yrityksien ja freelancerien käyttöön. Modernit tietoturvalliset viestintäratkaisut, työntekijäkohtainen mobiililaitehallinta, tietojenmenetyksen esto sekä arkistointityökalut tuovat turvaa yrityksien joka päiväiseen toimintaan. Business paketilla *rajaton pilvitallennustila sekä työasemakohtainen varmuuskopiointi mahdollistavat jouhevan työskentelyn laitteesta riippumatta. Gmail sähköposti, jaettu kalenteri ja kaikki kontaktit ovat aina käytettävissä laitteesta riippumatta.

*Rajaton levytila vähintään 5 G Suite Business tiliä. Muuten levytila on rajoitettu 1TB / käyttäjä.

MULLISTAVA PILVITALLENNUSTILA JA TYÖASEMAN VARMUUSKOPIOINTI

Syksyllä Google esitteli täysin uuden tavan käyttää Google Drive -työpöytäsovellusta. Uusi File Stream toimii aitona pilviverkkolevynä, joten pystyt esimerkiksi suoratoistamaan videoita, lukemaan dokumentteja tai muokkaamaan kuvia suoraan pilvestä. Tiedostoja ei ilman erilistä määritystä tallenneta tietokoneen muistiin. Tiedostot on kuitenkin aina mahdollista tallentaa offline käyttöä varten, jos nettiyhteyttä ei ole saatavilla.

Google on ilmoittanut korvaavansa perinteisen Google Drive sovelluksen Backup and Sync -sovelluksella. Tämä mahdollistaa työasemien automaattisen varmuuskopioinnin suoraan Google Drive -pilvipalveluun. Ainoana rajoitteena on levytila, jolloin yksi käyttäjä voi varmuuskopioida kaikki työasemansa. Tiedostot ovat selattavissa Google Drive -palvelun kautta.

File Stream sekä Backup and Sync ovat saatavilla kaikille G Suite -käyttäjille.

TIETOTURVAA TIEDOSTOJEN JAKOON JA TIIMITYÖSKENTELYYN

G Suite Business paketissa tuleva Team Drive toiminto muuttaa tavan millä jaat tiedostoja organisaatiosi sisällä. Ennen Team Drive -toimintoa, tiedoston jakaminen Google Driven kautta säilytti omistusoikeuden aina tiedoston jakajalla. Tämä tuotti ongelmia esimerkiksi, jos työntekijä poistui yrityksestä tai tiedoston käyttöoikeuteen haluttiin tehdä muutoksia. Team Drive siirtää käyttöoikeuden aina koko tiimin käyttöön ja tuo tietoturvallisen ratkaisun tiedostojen jakoon: pystyt itse helposti määrittämään kenellä työntekijöistäsi on oikeus tehdä muutoksia, nähdä tiedostoja tai hallita käyttöoikeuksia.

TOIMISTO -JA VIESTINTÄTYÖKALUT PILVESSÄ

G Suitesta löytyvät Docs, Sheets ja Slides vastaavat ominaisuuksiltaan perinteisiä toimistosovelluksia. Docs on Googlen oma tekstieditori, Sheets on taulukkolaskentasovellus, ja Slides tarjoaa Powerpoint -sovelluksen tapaisen esitystyökalun. Sovellukset integroituvat Google Driven kanssa ja mahdollistavat samanaikaisen muokkauksen usean eri käyttäjän kesken. Google ei tarjoa työpöydälle asennettavia toimistosovelluksia, vaan kaikki Googlen sovellukset ovat täysinä versioina käytettävissä verkon kautta.

Hangouts on Skypen kaltainen kokoustyökalu. Tämä mahdollistaa kokouksien pitämisen verkon yli kenen tahansa kanssa ja mukaan voi liittyä pelkän linkin kautta. Meets on Googlen kehitteillä oleva yrityksien käyttöön tarkoitettu kokoustyökalu, johon Google on kehittänyt Hangoutsin ominaisuuksia ja parantanut käyttökokemusta. Hangouts mahdollistaa kokoukset maksimissaan 15 henkilön kesken ja Meets jopa 25 henkilön kesken.

LIITETTÄVYYS – AUTOMAATIOILLA SÄÄSTÖJÄ TYÖKUSTANNUKSIIN

Googlen palvelu tarjoaa loistavan liitettävyyden kolmannen osapuolen sovelluksiin. Tämä mahdollistaa erilaisten automaatioiden käytön ja pystyt esimerkiksi automatisoimaan kuittien arkistoinnin suoraan sähköpostista. Voit itse määritellä säännöt, millä ehdoilla viestit haetaan, miten tiedostot nimetään sekä miten nämä merkitään. Kuitit tallennetaan Drive -pilvipalveluun, josta ne ovat helposti haettavissa. On tapauksia, missä mainitulla automaatiolla on säästetty tunteja kuukausittaisessa työskentelyssä. Mahdollisuudet ovat miltein rajattomat.

OFFICE 365 – MIKSI VALITA?

Microsoftin Office toimistosovellukset ovat saavuttaneet vankan asemassa pitkän historiansa myötä suomalaisissa yrityksissä. Office -ohjelmiston toimintaympäristö on monelle meistä tuttu jo peruskouluajoilta ja useassa tapauksessa on ohjelmista muodostunut yleistermejä, esim. tekstinkäsittelyohjelma = Word, taulukkolaskentaohjelma = Excel. Myös toisinpäin ajateltuna; moni meistä osaa heti sanoa mitä PowerPoint -ohjelmalla tehdään, mutta kun kysytään mitä tehdään Slides -nimisellä ohjelmalla ei tähän kaikilta löydy vastausta. Office -ohjelmiston ulkopuolella on niin ikään Office 365 kohdalla tunnettuusetuja, kuten Skype vs. Hangouts.

TUTTU TOIMINTAYMPÄRISTÖ TYÖPÖYTÄSOVELLUKSILLA

Moni yritys näkee Office 365:n myötä saatavan tutun ohjelmiston ja toimintaympäristön selkeänä etuna. Myös se, että sovellukset ovat asennettavissa omalle työasemalle ja toimivat ilman internet-yhteyttä, ovat monille yrityksille vaatimuksena. Microsoft Office 365:n asennettavat työpöytäsovellukset mahdollistavat online-versioiden tapaan yhtäaikaisen tiedoston muokkauksen OneDrive -teknologian myötä. Saman tiedoston muokkaaminen myöhemmin onnistuu helposti toisella laitteella online-sovelluksen avulla tai vaikkapa älypuhelimen sovelluksella. Office 365 on siis aidosti laiteriippumaton työympäristö, kuitenkin tarvittaessa mahdollistaen tehokäytön työasemaan asennettujen tuttujen Office -sovellusten avulla.

SUUNNITELTU YHTEISTYÖHÖN

Organisaation sisäinen ja sidosryhmien välinen yhteistyö Microsoft Office 365:llä on hyvin luontevaa ja helppoa. Yhteistyö mahdollistuu organisaatiolle luotavien ryhmien myötä, jolla muun muassa määritellään työtilat, sähköpostiosoitteet, keskusteluryhmät, Sharepoint-sivustot ja käyttöoikeudet ryhmälle sekä sen jäsenille. Ryhmälle kuuluvat tiedostot, tehtävät, sähköpostit, keskustelut jne. ovat helposti saatavilla eri ohjelmien välillä. Skype for Business mahdollistaa verkkokokoukset ryhmäpuheluiden ja HD-tason videopuheluiden muodossa jopa 250 henkilön kanssa samanaikaisesti. Osallistujat tarvitsevat ainoastaan puhelimen tai internet-yhteyden.

Eräänlaisena ryhmätyön keskuksena toimii Microsoft Teams, jonka ytimenä on yritystason pikaviestintäsovellus. Teamsin avulla ryhmän sisäinen viestintä ja työskentely tehostuvat uudelle tasolle. Hyvän kokonaiskäsityksen Microsoft Teamsista saa inteaktiivisen demon kautta osoitteessa https://teamsdemo.office.com/

LAAJENEVA KIRJO SOVELLUKSIA

Office 365 sisältää jatkuvasti laajenevan kirjon erilaisia työkaluja ja sovelluksia, jotka tukevat organisaation toimintaa ja toiminnan tehokkuutta. Näistä mainittakoon muun muassa Yammer – organisaation oma sosiaalinen media sekä Delve – tekoälyavusteinen henkilökohtainen apuri, jolla säästät aikaa tiedostojen hakemisessa. Tarvittaessa käyttöä voi vielä laajentaa lisäpalveluilla, kuten esimerkiksi Dynamics 365 (modulipohjainen CRM) tai Project Online (projektinhallinta) -sovelluksilla.

KUMPI ON SITTEN PAREMPI?

Kysymykseen –  kumpi kannattaa valita G Suite vai Office 365 – ei ole yksiselitteistä vastausta. Vastauksen tulisi tulla organisaation sisältä, eikä ulkopuoliselta myyjältä tai konsultilta. Sanoilla ”miten”, ”mihin” ja ”kenelle” alkavia kysymyksiä kannattaa esittää organisaation sisällä valintapäätöksen helpottamiseksi. Usein jo omien työntekijöiden mieltymykset sekä käyttötottumukset antavat osviittaa oikeasta valinnasta.

Käyttäjien kannalta tilanne on kuitenkin erinomainen. Microsoftin ja Googlen kiristynyt kilpailu varmistaa, että ratkaisut kehittyvät jatkuvasti ja ovat varmasti vertailukelpoisia toisiinsa nähden. Uusia ominaisuuksia ja parannuksia julkistetaan lähes kuukausittain. Valitsit sitten Googlen G Suiten tai Microsoftin Office 365:n – voit olla varma, että yrityksesi saa käyttöön modernin ja tehokkaan digitaalisen työympäristön sekä viestintäratkaisun.

G Suite ja Office 365 kokonaisuuksia täydentävät kattavat tietoturvaominaisuudet, jotka mahdollistavat muun muassa palvelun GDPR-vaatimusten ja muiden hyvien tietoturvakäytänteiden mukaisen käytön. Louhen kautta hankittuna sinulla on edelleen täysi admin -hallinta organisaatioidesi tileihin.

Mikäli ratkaisun valinta tuntuu olevan hankalaa, me Louhella autamme tässä mielellämme. Pystymme puolueettomasti auttamaan valinnassa – saahan meiltä näitä molempia.

Lisää Office 365:stä: louhi.fi/sovellukset/o365

Lisää G Suitesta: louhi.fi/sovellukset/gsuite