AI on yrittäjän oma assistentti ajanhallinnan ja viestinnän tukena

Kuinka monta kertaa olet kirjoittanut sähköpostin, lukenut sen läpi ja miettinyt, kuulostaako se varmasti selkeältä ja ammattimaiselta? Entä kuinka usein työpäivän lopussa tuntuu siltä, että olet ollut koko päivän kiireinen, mutta tärkeimmät asiat jäivät silti tekemättä? Monelle yrittäjälle pienet, toistuvat tehtävät vievät yllättävän suuren osan ajasta ja energiasta ja usein huomaamatta.

Uskoisitko, että osa sähköposteista ja tekstien muokkauksesta voi syntyä jopa puolet nopeammin tekoälyn avulla? Osaatko ajatella, kuinka paljon aikaa tämä säästäisi viikossa? Noin joka neljäs työntekijä käyttää tekoälyä päivittäin sähköpostien kirjoittamiseen tai muokkaamiseen, ja yli 60 % hyödyntää tekoälyä tekstien tuottamisessa (Gallup Workplace Research, 2025). Kyse ei ole pelkästä trendistä, vaan arjen työkalusta, joka auttaa tehostamaan tekemistä.

Tee tekoälystä oma assistenttisi: sen todellinen hyöty syntyy silloin, kun se toimii arjen apuna viestien kirjoittamisessa, ajatusten selkeyttämisessä ja työviikon suunnittelussa.

Tarjous- ja viestipohjat tekoälyn avulla

Onko sinulla jo tekoäly apuna viestipohjien luomisessa? Jos huomaat kirjoittavasi samanlaista viestiä uudelleen ja uudelleen, tekoäly voi tehdä siitä valmiin pohjan. Esimerkiksi tarjouspohja, tapaamisen vahvistus tai hinnasta neuvotteleva sähköposti syntyy hetkessä. Kerro rakenne tekoälylle ja kun pohja on kerran luotu, sen käyttäminen jatkossa on nopeaa ja tehokasta.

Näin helposti onnistuu esimerkiksi sähköpostiviestipohjan luominen tarjouksen tekemistä varten Google Geminin avulla. Seuraavassa kuvan esimerkissä on annettu yksinkertainen kehote englanniksi sähköpostiviestipohja tarjousta varten, mutta voit hyvin käyttää myös suomea.

Tiesitkö, että vaikka tekoäly toimii useilla kielillä, sen tuottama sisältö on usein vivahteikkainta ja johdonmukaisinta englanniksi? Tämä johtuu siitä, että suurin osa tekoälymallien koulutusdatasta on englanninkielistä. Suomeksi saat silti erinomaisia tuloksia erityisesti yritysviestinnän ja arjen tekstien tuottamisessa.

Kuvassa: Google Geminin luoma sähköpostiviestipohja tarjousta varten

Viestien oikoluku tekoälyn avulla – selkeämpi viestintä minuuteissa

Kuinka usein olet kirjoittanut sähköpostin, lukenut sen vielä kerran läpi ja miettinyt, onko viesti varmasti selkeä, asiallinen ja ammattimainen? Yrittäjän arjessa viestintä vie yllättävän paljon aikaa, ja pienetkin viestit saattavat vaatia useita korjauskierroksia ennen lähettämistä.

Tekoäly tarjoaa tähän nopean ja helpon ratkaisun. Kun kirjoitat viestin ensin omalla tyylilläsi ja pyydät tekoälyä tarkistamaan kieliasun tai selkeyttämään sisältöä, saat hetkessä viimeistellyn version ilman erillisiä työkaluja. Esimerkiksi tekoälytyökalu ChatGPT toimii erinomaisena apuna sähköpostien, tarjousvastausten ja muiden arkisten viestien hiomisessa.

Ohessa esimerkki jossa yrittäjä voi hyödyntää tekoälyä
Yrittäjä kirjoittaa ensin viestin näin:

Kiitos viestistä. Katsottiin asiaa ja näyttää siltä, että materiaaleista puuttuu vielä osa tiedoista, joten emme voi edetä tarjouksen kanssa vielä. Voisitko lähettää loput tiedot, niin palaan asiaan.

Tämän jälkeen viesti annetaan ChatGPT:lle pyynnöllä: Muokkaa viestistä selkeämpi ja ammattimaisempi, mutta säilytä ystävällinen sävy.

ChatGPT ehdottaa seuraavaa versiota:

Kiitos viestistäsi. Kävimme asian läpi ja huomasimme, että tarjouksen laatimista varten tarvitaan vielä osa puuttuvista tiedoista. Voisitko ystävällisesti toimittaa tarvittavat materiaalit, niin pääsemme etenemään ja palaan sinulle mahdollisimman pian.

Huomaatko, että viestin ydin pysyy samana, mutta teksti on selkeämpi ja viimeistellympi? Tekoäly ei korvaa omaa ääntäsi, vaan auttaa muotoilemaan sen niin, että viesti välittyy lukijalle helpommin ja ammattimaisemmin.

Tekoäly apuna reklamaatioihin vastaamisessa

Oletko joskus paininut kiusallisen reklamaation kanssa ja siirtänyt hankalaa asiaa aina vaan eteenpäin? Reklamaatioon vastaaminen on yksi niistä tehtävistä, joissa tekoäly säästää eniten aikaa ja henkistä energiaa. Se auttaa pitämään pään kylmänä ja varmistaa, että vastaus on empaattinen mutta ammattimainen, myös silloin kun kirjoittaja on turhautunut.

Kuvitellaan tilanne jossa tarvitsee tehdä myöntävä reklamaatio ja pyydetään tekoälyä muotoilemaan vastaus. Ohessa kuvitteellinen esimerkki tekoälytyökalu ChatGPT:lle:

Yrittäjän pyyntö tekoälylle:

“Saimme reklamaation myöhästyneestä toimituksesta varastovirheen vuoksi. Pahoittele kunnolla ja anna hyvityksenä 20 % alennus seuraavasta tilauksesta.”

Tekoälyn luoma vastaus:

Hei [Asiakkaan nimi],

Kiitos viestistänne. Olen pahoillani siitä, että tilauksenne saapui myöhässä. Selvitimme asian, ja kyseessä oli inhimillinen virhe varastollamme. Ymmärrän hyvin, kuinka turhauttavaa odottaminen on.

Haluamme hyvittää tapahtuneen ja tarjoamme teille 20 % alennuksen seuraavasta tilauksestanne koodilla ANTEEKSI20.

Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]

Tekoäly auttaa varmistamaan, että vastauksessa on aina mukana olennaiset elementit: aito pahoittelu, selkeä ratkaisu ja ystävällinen lopetus. 

Tekoäly on erinomainen apu myös silloin, kun joudut sanomaan ei. Se auttaa muotoilemaan vastauksen niin, että asiakassuhde säilyy, vaikka et voi täyttää asiakkaan vaatimusta. Seuraavassa esimerkissä haluamme kohteliaan vastauksen kohtuuttomaan pyyntöön. Katso miten ChatGPT auttaa ja kiusallinen reklamaatio saadaan hoidettua hetkessä.

Kuvassa: Tekoälyn luoma vastaus reklamaatioon

Viikkosuunnitelma tekoälyn avulla – Copilot järjestää työviikon

Ajanhallinta on yksi niistä arjen osa-alueista, joissa tekoäly tuo nopeasti konkreettista hyötyä. Monella yrittäjällä tehtävät ovat hajallaan sähköposteissa, muistiinpanoissa ja omassa päässä. Kun kaikki tuntuu yhtä aikaa tärkeältä, työn suunnittelu vie helposti enemmän aikaa kuin itse tekeminen. Tässä kohtaa tekoäly auttaa jäsentämään kokonaisuutta ja tuomaan selkeyttä työviikkoon.

Alla oleva esimerkki havainnollistaa yksinkertaisimmillaan, miten viikkosuunnitelma voi syntyä tekoälyn avulla. Yrittäjä listaa Microsoft Copilotille nopeasti mielessä olevat tulevan viikon tekemiset, asiakastapaamiset, tarjousten tekemisen, laskutuksen ja muut ajankohtaiset tehtävät. Jo tämän perusteella Copilot pystyy muodostamaan selkeän aikatauluehdotuksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla, mihin työaika kuluu. Seuraavan kuvan esimerkissä näkyy miten nopealla listauksella saat aikataulun joka voi toimia hyvänä työviikon hahmottajana ja antaa suunnan tuleville päiville.

Kuvassa: Copilotin näkymä, johon on listattu tulevan viikon tehtävät

Kuvassa: Copilotin laatima aikataulu

Todellinen hyöty syntyy, kun tekoälyä käytetään osana Microsoft 365 -ympäristöä. Tällöin Copilot hyödyntää kalenteria, sähköposteja ja dokumentteja käyttäjän omien käyttöoikeuksien puitteissa ja työskentelee samoilla tiedoilla kuin sinä itse, mutta huomattavasti nopeammin.

Kuvitellaan pienyrittäjä, jolla on käytössään Outlook-kalenteri, sähköposti ja Teams. Maanantaiaamuna hän pyytää Copilotia laatimaan viikko-ohjelman kalenterin ja sähköpostien perusteella. Copilot kokoaa näistä selkeän viikkonäkymän, nostaa esiin tärkeimmät palaverit ja deadlinet sekä ehdottaa sopivia aikoja keskittymistä vaativalle työlle. Tarvittaessa se huomauttaa myös liian täyteen aikataulutetuista päivistä ja ehdottaa kevennyksiä. Yhdellä silmäyksellä yrittäjä saa realistisen kokonaiskuvan tulevasta viikosta.

Copilot voi hyödyntää myös Microsoft 365 -ympäristöön tallennettuja yhteisiä tiedostoja ja toimintamalleja, esimerkiksi SharePointissa tai Teamsissa. Kun ympäristö on selkeästi rakennettu ja työkalut on otettu käyttöön oikein, tekoäly tukee aidosti arkea eikä jää vain kokeiluksi. Oikeanlainen käyttöönotto ja koulutus varmistavat, että tekoälystä saadaan täysi hyöty irti päivittäisessä työssä.

Louhi tarjoaa käytännönläheisiä Microsoft 365 -koulutuksia. Ota yhteyttä Louhen myyntiin ja suunnitellaan teille sopiva koulutuskokonaisuus.

Google Gemini tehostaa yrittäjän ajanhallintaa

Ajanhallinta ei rajoitu vain viikkojen suunnitteluun. Myös työpäivän aloitus vaikuttaa ratkaisevasti siihen, mihin aika kuluu.

Yksi Google Geminin suurimmista eduista yrittäjälle on se, ettei sinun tarvitse erikseen avata uutta sovellusta tai kopioida tekstejä paikasta toiseen. Koska Gemini on integroitu suoraan Google Workspaceen, se ”asuu” siellä missä sinäkin teet työtäsi: Gmailissa, Docsissa ja kalenterissa. Tämä tekee siitä passiivisen tarkkailijan sijaan aktiivisen assistentin, joka ymmärtää päiväsi kokonaiskuvan.

Voit esimerkiksi hyödyntää Geminin ”ajoitettuja toimintoja” (scheduled actions) rutiiniesi automatisointiin. Kuvittele, että saat joka arkiaamu kello 8:00 automaattisen yhteenvedon päivän tärkeimmistä menoista ja vastaamattomista sähköposteista suoraan mobiililaitteeseesi tai sähköpostiisi. Sen sijaan, että aloittaisit päivän kahlaamalla läpi viestitulvaa, Gemini on jo tehnyt esityön puolestasi: se kertoo, kuka on yrittänyt tavoittaa sinua ja mitä sinun on määrä saada aikaiseksi tänään. 

Kuvassa: Kuvitteellinen näkymä jossa Gemini on tehnyt aamulle yhteenvedon

Tekoäly on assistentti, ei päätöksentekijä

On hyvä muistaa, että tekoäly ei tee päätöksiä yrittäjän puolesta. Se ei tunne asiakkaitasi tai yrityksesi arvoja samalla tavalla kuin ihminen, vaan toimii assistenttina, joka tekee ehdotuksia, jäsentelee viestejä ja nopeuttaa rutiinitehtäviä. Tekoälylle voidaan kuitenkin opettaa yrityksen arvot, sävy ja toimintatavat, jotta sen tuottamat tekstit vastaavat paremmin yrityksen linjaa. Sinä päätät aina, mikä on oikein ja mikä sopii juuri sinun yrityksellesi. 

Kun tekoäly toimii osana Google Workspacea tai Microsoft 365:tä, sen käyttöönotto on helppoa ja turvallista. Työkalut toimivat tutuissa ympäristöissä, eikä tietoja tarvitse siirtää erillisiin palveluihin. Tämä tekee tekoälyn hyödyntämisestä matalan kynnyksen askeleen myös niille yrittäjille, joille teknologia ei ole ennestään tuttua.

Ota tekoäly osaksi yrityksesi arkea Louhen avulla

Louhi auttaa yrityksiä ottamaan Google Workspacen ja Microsoft 365:n käyttöön hallitusti, turvallisesti ja yrityksen tarpeisiin sopivalla tavalla. Saat toimivan viestintäympäristön, tekoälyä tukevat työkalut sekä suomenkielisen asiantuntijatuen, jotta Gemini ja Copilot tukevat arkea aidosti eivätkä jää vain kokeilun tasolle.

Ota yhteyttä Louhen asiantuntijaan ja selvitetään, mikä ratkaisu sopii parhaiten yrityksellesi. Autamme tekemään tekoälystä sujuvan osan päivittäistä työtä.

Seuraavaksi blogisarjassa: Analytiikka ymmärrettäväksi tekoälyn avulla

Olet nyt nähnyt, miten tekoäly voi toimia yrittäjän henkilökohtaisena assistenttina ajanhallinnan ja viestinnän tukena. Seuraavassa Tekoäly yrittäjän arjessa -blogisarjan osassa siirrymme datan äärelle ja näytämme, miten tekoäly auttaa ymmärtämään verkkosivujen ja palveluiden analytiikkaa ilman Excel-osaamista.

Seuraamalla Louhen sosiaalisen median kanavia saat heti tiedon, kun uusi osa blogisarjasta julkaistaan. Seuraa meitä: Instagram | Facebook | LinkedIn

Tutustu myös Tekoäly yrittäjän arjessa blogisarjan aikaisempiin osiin:

Osa 1: Mitä kaikkea tekoäly voi tehdä yrittäjän arjessa? Inspiroidu konkreettisista esimerkeistä ja testaa heti itse

Osa 2: Perusta yritys tekoälyn avulla – ideasta liiketoimintasuunnitelmaan – Näin hahmotat liikeidean, kohderyhmän ja SWOT-analyysin tekoälyn avulla

Osa 3: Brändi ja kotisivut tekoälyllä – näin pääset alkuun ilman suunnittelijaa – Luo nimi, slogan, visuaalinen ilme ja verkkosivurakenne tekoälyn tuella

Osa 4: Verkkosivujen ja verkkokaupan sisältö valmiiksi tekoälyn avulla helposti ja nopeasti – Opit luomaan yritysesittelyt, palvelukuvaukset ja tuotekuvaukset tekoälyn tuella

Osa 5: Kirjoita yrityksen somesisällöt, uutiskirjeet ja mainokset hetkessä – näin hyödynnät tekoälyä – Opit tuottamaan monikanavaiset markkinointisisällöt tekoälyn avulla